事業を広げたいのに、見積書作成や顧客管理などの事務作業が夜に残っていませんか。
社員を雇う前の段階では、「まだ人を採用するほどではない」「でも、自分だけでは手が回らない」という状態になりやすいです。けれど、事務作業をすべて社長が抱え続ける必要はありません。
この記事では、社員を雇う前に事務を外へ出すタイミングと、最初に任せやすい作業を整理します。
社員を雇う前でも、事務作業は外へ出せます
社員を雇う前の事務作業は、「自分でやる」か「社員を採用する」かの二択で考えなくても大丈夫です。
事務代行という選択肢があります。事務代行とは、社外の人に事務作業の一部を任せることです。たとえば、見積書作成、顧客情報の整理、資料整理、入力作業、メール文面の下書きなどを、必要な範囲だけ依頼できます。
社員採用は、給与、社会保険、教育、勤務管理なども含めて長期的に体制を作る方法です。一方で、事務代行は「今すぐ詰まっている作業を切り分ける」ために使いやすい方法です。
オンサポでは、月額5万円からの月額契約を基本に、作業量や確認頻度に合わせて個別に範囲を設計しています。全国オンライン対応なので、地域に関係なく相談できます。
事務が夜に残るなら、拡大の準備が止まり始めています
日中はお客様対応、商談、現場対応、制作、納品に追われる。夜になってから見積書を作る。顧客情報を整理する。連絡漏れがないか確認する。
この状態が続くと、事業を広げるための時間が取りにくくなります。新しい営業先を考える時間、サービスを見直す時間、既存のお客様への提案を考える時間が、細かい事務作業で削られていくからです。
もちろん、すべての事務を外へ出す必要はありません。まずは、社長が判断すべき仕事と、誰かに任せても進められる作業を分けることが大切です。
特に「さらに事業を拡大したい」と考えているなら、社員を雇う前の段階で事務の整理を始める価値があります。事務作業を抱えたまま売上を伸ばそうとすると、忙しさだけが増えてしまうことがあります。
最初に任せやすいのは見積書作成と顧客管理です
社員を雇う前に事務を外注するなら、最初は見積書作成と顧客管理から始めるのがおすすめです。
見積書作成は、営業の流れに直結します。見積もりが遅れると、お客様への返事が遅くなり、アポや商談が後ろ倒しになることがあります。ひとつの見積書だけを見ると小さな作業に見えますが、積み重なると営業スピードに影響します。
オンサポでも、見積もり作成を任せていただいたことで、お客様へのレスが早くなり、アポから商談までの流れが前に進んだケースがありました。具体的な数字は公開していませんが、見積書作成の遅れが減ることで、営業機会を逃しにくくなります。
顧客管理も、早い段階で整えておきたい作業です。顧客管理とは、お客様の名前、連絡先、商談状況、対応履歴などを分かる形にまとめることです。
頭の中だけで管理していると、忙しくなったときに確認漏れが起きやすくなります。顧客情報を表や管理ツールに整理しておくと、次に何を確認するべきかが見えやすくなります。
社員採用と事務代行は、役割が違います
社員を雇うことと、事務代行に頼むことは、どちらが良い悪いではありません。役割が違います。
社員採用は、会社の中に人を迎えて、長期的に育てていく選択です。事業の中心になる人材を増やしたいときには、とても大切な方法です。
一方で、事務代行は、今すでに詰まっている作業を外へ出し、社長の時間を戻すための選択です。採用活動を始める前でも、見積書作成や顧客管理などを切り分けることで、事業拡大のスピード感は変わります。
社員を雇う前に事務代行を使うと、今の業務を整理できます。どの作業が毎月発生しているのか、どこに確認が必要なのか、どの作業は任せられるのかが見えてきます。
これは、将来社員を採用するときにも役立ちます。仕事の流れが整理されていれば、新しく入る人にも説明しやすくなるからです。
月額5万円からなら、まず20時間程度の範囲で始める考え方
オンサポでは、月額5万円から税別で、必要な範囲を個別に見積もります。最初から全部を任せる必要はありません。
たとえば、見積もり作成や事務代行などを合わせて、月20時間程度の範囲から始めるイメージです。毎月発生している作業を確認し、どこまでを任せるか、どのタイミングで確認するかを決めていきます。
「何を頼めばいいか分からない」という状態でも問題ありません。まずは、今の作業を書き出します。そのうえで、社長がやるべき仕事、任せられる仕事、仕組みにできる仕事に分けていきます。
料金は、作業内容、作業量、確認頻度によって変わります。だからこそ、最初に業務の範囲を一緒に整理することを大切にしています。
任せる前に決めておきたい3つのこと
事務を外へ出す前に、次の3つを整理しておくと進めやすくなります。
何に時間がかかっているか
まずは、毎月どんな作業に時間を取られているかを書き出します。見積書作成、顧客管理、資料整理、メール対応、入力作業など、細かく出していきます。
この時点で、きれいに整理できていなくても大丈夫です。ざっくり書き出すだけでも、外へ出せる作業が見え始めます。
どこまで確認が必要か
次に、社長の確認が必要な部分と、任せてもよい部分を分けます。たとえば、金額の最終判断は社長が行い、見積書の作成作業は任せる、という分け方です。
確認の流れを決めておくと、任せる側も受ける側も安心して進められます。
どの情報を共有するか
顧客情報、過去の見積書、よく使う文面、料金表、営業資料など、作業に必要な情報を整理します。
情報共有に不安がある場合は、最初からすべてを共有する必要はありません。必要な作業から逆算して、使う情報だけを確認していきます。
チェックリスト化すると、任せる不安が減ります
事務作業を任せるときに大切なのは、作業を見える形にすることです。
私自身、作業量が増えたときに、対応すべきことを失念した経験があります。その経験から、今はチェックリスト化を大切にしています。
チェックリスト化とは、確認すること、作業すること、完了したことを一覧にして見えるようにすることです。難しい管理方法ではありません。抜け漏れを減らし、同じ確認を毎回繰り返さないための整理です。
見積書作成であれば、宛名、金額、品目、納期、支払い条件、送付先などを確認項目にできます。顧客管理であれば、連絡日、次回対応、商談状況、必要資料などを確認項目にできます。
こうして作業を見える形にすると、社長が毎回細かく説明しなくても、任せられる範囲を少しずつ広げやすくなります。
事務を外へ出す目的は、社長が事業に集中する時間を戻すことです
社員を雇う前の事務代行は、ただ作業を代わりに行うだけではありません。社長が事業に集中する時間を戻すための手段です。
オンサポでは、Web制作、営業、デザインの経験を活かしながら、見積書作成、顧客管理、営業まわりの事務、資料整理などを支援しています。細かい作業ほど、積み重なると時間を奪います。
いきなり全部任せる必要はありません。まずは、今の状況を整理するところから始めます。
「社員を雇う前だけれど、事務が追いつかない」「事業を広げたいのに、細かい作業が夜に残っている」という方は、見積書作成や顧客管理から切り分けてみてください。
オンサポでは、全国オンライン対応で、月額5万円から必要な範囲を個別に見積もります。まずはお問い合わせフォームから、現在困っている作業をお知らせください。